La procedura per ottenere il finanziamento delle manifestazioni si può suddividere in tre fasi:

presentazione dei preventivi;
svolgimento della manifestazione;
presentazione dei consuntivi.

a. Preventivi

I contributi per le manifestazioni possono essere richiesti per una percentuale massima del 100% da calcolarsi sul previsto disavanzo finanziario della manifestazione

(= totale spese - eventuali entrate).

6 regole da ricordare

nella predisposizione dei preventivi

I contributi vengono accordati sempre solo sul disavanzo dell'iniziativa. Se quindi sono previste entrate (altri contributi da enti privati e pubblici, quote di partecipazione, biglietti di ingresso, ecc.), queste vanno valutate con ragionevole precisione ed indicate già nel preventivo.
Possono essere finanziati solo i costi vivi necessari allo svolgimento della singola manifestazione (per esempio affitto di sale, cachet artisti o conferenzieri, spese per manifesti e inviti, spese di ospitalità o di viaggio dei relatori, ecc.). Sono finanziabili al massimo al 10% le spese sostenute per i cosiddetti "beni durevoli", cioè per quei beni suscettibili di essere reimpiegati tout court in altre successive iniziative. A titolo di esempio la dirigenza comunale considera beni durevoli le cornici delle fotografie, i costi per lo sviluppo delle foto e gli acquisti di costumi di scena.
Le imposte comunali di affissione dei manifesti non sono ammesse a contributo.
Il contributo che si riceverà sulle spese consuntivate è quello percentualmente definito a preventivo e non il suo valore assoluto. Questo significa che se, ad esempio, la Consulta e poi la Giunta ha deliberato un contributo del 75% su un disavanzo previsto di 1.000,00 € (e quindi un contributo massimo di 750,00 €), se poi si presenta a consuntivo un disavanzo di spesa di 500,00 € si percepirà un contributo di 375,00 €.
Le manifestazioni debbono svolgersi nel territorio del Comune di Aosta.
I consuntivi di spesa debbono ricalcare il più possibile i preventivi, sia per le voci indicate, sia per gli importi. Questo perché:

• una voce di spesa che non figurava a preventivo ma che compare solo nel consuntivo finale della manifestazione non viene ammessa a finanziamento;
• per ogni singola voce è ammessa un'oscillazione massima in aumento o in diminuzione del 15% del consuntivato rispetto al preventivato. Sempre però con il limite massimo del contributo concesso a preventivo.

 5 regole

per un buon preventivo

Il preventivo va presentato esclusivamente alla Consulta rigorosamente entro i termini indicati dalla Consulta stessa, onde permettere un'analisi approfondita degli stessi e l'elaborazione di un progetto di riparto completo. L'arrivo "a singhiozzo" dei preventivi e della documentazione allegata causa notevoli problemi nei lavori del Comitato Esecutivo che - si ricorda - svolge il proprio lavoro a titolo di puro volontariato nell'interesse di tutte le associazioni.
Il preventivo va presentato, corredato di tutta la documentazione necessaria, con un esposizione chiara e dettagliata di tutte le voci di spesa, possibilmente al lordo di IVA (e, se non è così, va chiaramente indicato).
non sottovalutare le singole componenti preventivate di spesa, perché il contributo finale riscosso sarà in ogni caso parametrato sul preventivo. Se quindi alla fine si spende molto di più, il costo resta a carico dell'associazione.
non sopravvalutare le singole componenti preventivate di spesa, perché questo va a discapito di tutte le altre associazioni della Consulta. Impegnare per una manifestazione una somma sovradimensionata, infatti, da un lato impedisce di finanziare altre iniziative che magari sono state valutate correttamente; dall'altro fa sì che alla fine dell'anno residuino avanzi di fondi non spesi che ovviamente non rappresentano un buon biglietto da visita per l'operatività della Consulta. E il generare avanzi si ritorce alla fine contro la Consulta stessa.
modificare tempestivamente i preventivi qualora si venisse a conoscenza di variazioni di spesa e trasmettere il tutto alla Consulta con estrema sollecitudine. Questo vale soprattutto per le manifestazioni previste nel 2° o nel 3° quadrimestre e permette di approvare piani di riparto più precisi e meno suscettibili sia di generare avanzi, sia di lasciare spese non coperte a carico delle associazioni.

Per eventuali maggiori informazioni sugli argomenti trattati in queste sezioni e per comunicare tempestivamente variazioni ai preventivi, contatta Luca Poggianti - il Direttore Tesoreria e Bilancio della Consulta - al seguente indirizzo:

luca@consultaosta.it

b. Svolgimento della manifestazione

 Non dimenticate mai di sottolineare il patrocinio della Consulta

4 regole da ricordare

nell'organizzazione della manifestazione

Lo svolgimento della manifestazione va comunicato almeno 5 giorni prima all'ufficio Cultura del Comune.
E' opportuno che tra gli altri vengano invitati a partecipare all'iniziativa anche l'Assessore alla Cultura del Comune di Aosta e il Presidente della Consulta.
In occasione della eventuale presentazione pubblica dell'attività, evidenziare ai convenuti che l'iniziativa è svolta nell'ambito delle manifestazioni promosse dalla Consulta.
In ogni comunicazione pubblicitaria e nel materiale informativo relativo alla manifestazione (volantini, manifesti, inviti, ecc.) è obbligatorio inserire - pena l'esclusione dal finanziamento dell'iniziativa - i seguenti elementi:

• la dicitura "Nell'ambito delle iniziative promosse dalla Consulta Comunale per le Attività Culturali - Aosta "
• il logo della Consulta.

 Scaricate e utilizzate lo stemma e la dicitura-tipo da non dimenticare mai!

 Logo e dicitura

(word - 218 KB)

c. Consuntivi

I contributi vengono concessi a fronte della presentazione del consuntivo e dei giustificativi di spesa (fatture, ricevute, ecc.) in originale regolarmente quietanzati.

3 regole da ricordare

nella predisposizione dei consuntivi

I consuntivi vanno presentati al Comune di Aosta in forma libera su carta intestata dell'Associazione, corredati dai giustificativi di spesa in originale quietanzati e da una breve relazione che attesti il regolare svolgimento della manifestazione.
Se nelle spese sostenute sono compresi pagamenti di compensi assoggettati a ritenuta di acconto, si deve documentare anche l'avvenuto versamento della stessa.
Se il consuntivo ha comportato un risparmio di spesa, questo va comunicato il prima possibile alla Consulta, onde valutare se è possibile reimpiegare questi avanzi per il finanziamento di manifestazioni ancora da svolgersi nell'anno in corso. 

Copyright(c) 2007 Consulta Attività Culturali di Aosta. Tutti i diritti riservati.